Vacature: Executive Assistant / Office Coördinator

Locatie: Nederland | Organisatie: SKIDATA

Ben jij de spil waar alles om draait?

Krijg jij energie van organiseren, schakelen op hoog niveau en het ontzorgen van management? Vind je het leuk om structuur te brengen in een dynamische omgeving én een positieve bijdrage te leveren aan de cultuur op kantoor?

Dan is deze rol jou op het lijf geschreven.

Als Executive Assistant / Office Coördinator ben jij de rechterhand van de Branch Director Nederland. Je zorgt ervoor dat alles soepel loopt — van complexe agenda’s tot goed georganiseerde teamactiviteiten. Dankzij jou kan het management zich volledig focussen op het sturen van de organisatie.

Daarnaast ben jij hét aanspreekpunt op kantoor en speel je een sleutelrol in het creëren van een prettige, goed georganiseerde werkomgeving.

Wat ga je doen?

Executive support

• Beheren van agenda en mailbox van de Branch Director (en VP Sales)
• Voorbereiden, plannen en notuleren van management- en operationele meetings
• Bewaken van acties, deadlines en besluitvorming
• Ondersteunen bij presentaties en correspondentie

Organisatie & coördinatie

• Coördineren van interne en externe afspraken (zoals klantbezoeken)
• Regelen van reizen en praktische zaken rondom afspraken
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan procesverbeteringen

Office management

• Zorgen voor een soepel draaiend kantoor
• Contact onderhouden met leveranciers en interne stakeholders
• Ondersteunen bij facilitaire zaken en fleet management

Cultuur & events

• Organiseren van interne activiteiten zoals feestdagen, teamactiviteiten en sociale events
• Stimuleren van verbinding en betrokkenheid binnen het team

Communicatie & marketing support

• Opstellen en delen van interne communicatie
• Ondersteunen bij social media en employer branding
• Signaleren van kansen om de zichtbaarheid van SKIDATA te vergroten

Team & MT ondersteuning

• Structuur brengen in team- en MT-overleggen
• Bewaken van opvolging van acties en verbeterinitiatieven
• Bijdragen aan continuïteit en samenwerking

Jouw plek binnen SKIDATA

Je maakt deel uit van de Nederlandse organisatie en rapporteert direct aan de Branch Director Nederland.

Je werkt nauw samen met HR, Finance en het managementteam. Door jouw rol sta je midden in de organisatie en ben je een belangrijk aanspreekpunt voor zowel organisatorische als facilitaire zaken.

Wie ben jij?

Ervaring & achtergrond

• MBO+/HBO werk- en denkniveau (bij voorkeur in Management Support of Office Management)
• 2–5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol
• Je bent communicatief sterk en schakelt makkelijk met senior stakeholders
• Ervaring in een dynamische, professionele organisatie is een pré

Jouw kwaliteiten

• Sterk in plannen, organiseren en prioriteren
• Proactief, zelfstandig en oplossingsgericht
• Communicatief vaardig en organisatiesensitief
• Hands-on en pragmatisch
• Discreet en betrouwbaar

Kennis

• Goede beheersing van MS Office
• Goede beheersing van Nederlands en Engels

Wat bieden wij jou?

• Een centrale en zichtbare rol binnen een internationale organisatie
• Veel ruimte om impact te maken en processen te verbeteren
• Een veelzijdige functie met zowel operationele als coördinerende verantwoordelijkheden
• Mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen
• Een betrokken en collegiale werkomgeving