Administration Worker

Specjalista ds. Administracji

Czołowo k/Kórnika

Poszukujemy Kandydatkę/Kandydata do pracy administracyjnej w Biurze Zarządu spółki MAŁKOWSKI-MARTECH S.A. w grupie ASSA ABLOY. Praca całkowicie w trybie stacjonarnym, ze względu na jej charakter. Możliwe podróże służbowe do innych lokalizacji w ramach grupy firm w Polsce.

Zadania na tym stanowisku:

1. Obsługa „recepcji” - obsługa telefoniczna interesantów
2. Prowadzenie i bieżące przesyłanie maili ze skrzynek ogólnych – biurowych
3. Dbanie o porządek w Biurze Zarządu i w kuchni Biura Zarządu
4. Przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie korespondencji: przesyłki listowe i przesyłki kurierskie
5. Zakładanie PO w systemie
6. Wprowadzanie faktur do obiegu: skanowanie, opisywanie, przydzielanie do właściwego działu
7. Nadzór nad obiegiem dokumentów, weryfikacja kompletu odpowiednich podpisów na umowie, przekazywanie dokumentów do Podpisu Zarządowi i odpowiednie rozdzielanie dokumentów już podpisanych
8. Archiwizacja umów zgodnie z zasadami Spółki  
9. Prowadzenie rejestru delegacji służbowych
10. Opieka i prowadzenie rejestru przejazdów samochodu rotacyjnego
11. Przygotowywanie raportów i protokołów zgodnie z regułami i ustalonymi terminami
12. Zamówienia: art. biurowe, środki czystości, art. spożywcze, inne
13. Organizacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych w firmie (przygotowanie sali, catering)
14. Uczestniczenie w procesie organizacji spotkań na zewnątrz (rezerwacja restauracji, miejsc noclegowych, transportu)
15. Współpraca z pracownikami przy akcjach dedykowanych z grupy Assa Abloy
16. Zgłaszanie do odpowiednich działów, firm i służb usterek i awarii w budynku
17. Prace związane z administracją biura – przygotowywanie dokumentów, nadzór nad pieczątkami, przygotowanie wyposażenia biurowego dla nowych pracowników
18. Kontrola nad telefonami komórkowymi w firmie: rejestr, protokoły, umowy
19. Do końca roku flota firmowa: rejestr, ewidencja, umowy, przeglądy, polisy, a następnie wsparcie w procesach związanych z koordynacją floty
20. Możliwość wyjazdów do innych lokalizacji Gdańsk/Dobrzeń/Tychy/inne
21. Inne polecenia Przełożonego

Nasze wymagania na tym stanowisku:

Doświadczenie zawodowe w pracy administracyjnej

Prawo jazdy kat. B

Znajomość j. angielskiego w stopniu komunikatywnym

Dyspozycyjność

Stanowisko ściśle związane z zastępstwem Managera Administracji – urlopy

Jesteśmy Grupą ASSA ABLOY
To nasi ludzie sprawiają, że jesteśmy światowym liderem w zakresie dostarczania rozwiązań kontroli dostępu. W zamian otwieramy przed nimi wszystkie drzwi. Zatrudniając blisko 61 000 pracowników w ponad 70 różnych krajach pomagamy miliardom ludzi doświadczać dobrodziejstw bardziej otwartego świata. Nasze innowacje sprawiają, że wszelkiego rodzaju przestrzenie – fizyczne i wirtualne – są bezpieczniejsze i łatwiej dostępne.

Jako pracodawca doceniamy efekty pracy bardziej niż posiadane tytuły czy życiorys. Z nami możesz rozwijać swoją karierę w zgodzie ze swoimi aspiracjami i naszymi ambicjami, w oparciu o konstruktywne informacje zwrotne, pakiet szkoleń i możliwości rozwoju zawodowego. Nasi pracownicy starają się myśleć szeroko by móc działać bardziej kompleksowo w obszarach, w których to działanie przynosi największe efekty. Zachęcamy ich do tego, by chcieli podejmować działania na szczeblu lokalnym, regionalnym, a nawet globalnym.

Witając nowe osoby na naszym pokładzie, pragniemy, aby nasze zespoły były zróżnicowane i zintegrowane, cenimy również doświadczenie i umiejętność patrzenia na zagadnienia z różnych perspektyw.